Inovasi Jaringan Perpustakaan Digital

Bab 1
PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pesatnya kemajuan teknologi informasi yang didukung teknologi jaringan komputer memungkinkan informasi tersalur dari satu belahan dunia ke belahan dunia yang lain dalam waktu singkat. Teknologi jaringan komputer yang sebelumnya hanya digunakan di lembaga-lembaga pendidikan dan perusahaan-perusahaan besar, sekarang sudah tersebar ke sebagian besar masyarakat dunia termasuk di Indonesia berupa jaringan Internet.

Perpustakaan seperti kita ketahui adalah merupakan salah satu penyedia dan penyalur informasi yang fungsi dan peranannya cukup berarti di dunia informasi. Tantangan baru di dunia perpustakaan menjelang abad 21 yang banyak dikatakan sebagai abad informasi adalah penyaluran informasi menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer dengan cepat, tepat dan global. Salah satu solusi untuk menjawab tantangan tersebut adalah dengan membangun perpustakaan digital.

Perpustakaan, dengan fungsinya sebagai penyedia informasi memiliki peranan yang besar dalam pemerataan pendidikan. Perpustakaan adalah salah satu komponen penting dalam menunjang terselenggaranya pendidikan yang berkualitas. Untuk mencapai hal itu, perpustakaan perlu menjalin kerjasama dan berbagai informasi antara satu dengan yang lainnya untuk memperluas jangkauan akses pengguna.

Selain itu, kerjasama pertukaran data dapat mengurangi waktu dan biaya untuk mencari bahan pustaka di perpustakaan yang tersebar secara geografis. Kerjasama pertukaran data dapat merintis inter library loan yang pada akhirnya dapat meningkatkan penetrasi dan kualitas ilmu pengetahuan dan budaya di masyarakat. Menghubungkan perpustakaan di Indonesia bukan merupakan hal yang mudah, setiap perpustakaan biasanya mengimplementasikan sendiri system informasi menurut kebutuhan masingmasing.

Hal ini menjadikan setiap sistem perpustakaan yang ada berbeda-beda dan sulit untuk disatukan. Selain itu, kepemilikan data serta keamanan data yang dipertukarkan menjadi penghalang perpustakaan untuk menyediakan datanya agar bias diakses oleh yang lain. Paling tidak ada empat hal yang menjadi penyebab sulitnya mewujudkan pertukaran data perpustakaan di Indonesia.

1. Penggunaan platform perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda-beda di setiap perpustakaan.
2. Arsitektur dan bentuk penyimpanan data yang berbeda-beda
3. Kultur kepemilikan data yang kuat dan posessive
4. Kekhawatiran akan masalah keamanan data.

Dengan berbagai masalah yang dipaparkan sebelumnya, paper ini akan melihat beberapa arsitektur yang dapat diterapkan untuk menunjang pertukaran data perpustakaan di Indonesia. Selanjutnya, akan dicari bentuk arsitektur pertukaran data yang sesuai untuk kondisi Indonesia. Diharapkan, arsitektur ini dapat diterapkan untuk menunjang pemerataan akses informasi di Indonesia.

Ruang Lingkup

Pembahasan difokuskan pada jaringan perpustakaan digital, Ganesha Digital Library (GDL 3.2), IndonesiaDLN (Indonesian Digital Library Network) pada suatu perpustakaan digital.

Tujuan dan Manfaat

Tujuannya :

1. Untuk mengetahui dan memahami perkembangan dan manfaat dari inovasi jaringan perpustakaan digital  dalam kehidupan manusia
2. Untuk mengetahui hal-hal teknologi apa saja yang mempengaruhi perkembangan perpustakaan digital .

Manfaatnya :

1. Menambah pengetahuan tentang teknologi informasi khususnya penyebaran informasi lewat perpustakaan digital
2. Memahami lebih dalam tentang inovasi jaringan perpustakaan digital.

Metodologi Penulisan

Dalam menyelesaikan tugas karya tulis ini saya mengambil sumber-sumber dari internet, website-website, jurnal, dan buku-buku yang berhubungan dengan topik ini.

BAB 2
LANDASAN TEORI

Saat ini, perpustakaan digital merupakan istilah yang sering dimunculkan oleh perpustakaanperpustakaan di Indonesia. Perpustakaan digital memiliki konsep yang sama dengan perpustakaan konvensional. Namun definisi digital library mengalami perkembangan terus­menerus seiring dengan perkembangan teknologi informasi. Berikut adalah beberapa definisi digital library yang diperolehdari berbagai sumber, yaitu :

Menurut Digital Library Federation (DLF), Digital library merupakan suatu organisasi yang menyediakan sumber- sumber, termasuk staf-staf ahli, untuk memilih, menyusun, menawarkan akses intelektual, menterjemahkan, mendistribusikan, memelihara integritas koleksi-koleksi dari pekerjaan-pekerjaan digital sehingga mereka tersedia secara cepat dan ekonomis untuk digunakan/dimanfaatkan oleh komunitas tertentu atau kumpulan komunitas.

Menurut William, Digital library adalah kumpulan informasi yang tertata dengan baik beserta layanan-layanan yang disediakannya. Informasi ini disimpan dalam format digital dan dapat diakses melalui jaringan komputer.

Menurut José Luis Borbinha, J. Ferreira, J. Jorge, & J. Delgado, Perpustakaan digital bukan hanya sebagai tempat penyimpanan yang menyediakan layanan untuk menjaga, mengorganisasikan dan memberikan akses terhadap data yang dimilikinya. Perpustakaan digital seharusnya juga berperan sebagai sistem untuk menyebarkan informasi, dan sebagai sarana yang secara aktif mempromosikan, menyokong dan merekam proses pembentukannya.

Menurut DIGLIB, Perpustakaan digital adalah organisasi yang melakukan kegiatan memilih, mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan koleksi digital dengan tujuan untuk melestarikan, menjaga, dan terutama mendistribusikan kepada pengguna sehingga pengguna secara mudah, tepat dan luas dapat mengakses ke dalam data dan sumber informasi digital tersebut sehingga mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan. Selain itu organisasi juga membuat dan merancang jaringan dan kerjasama dengan memanfaatkan infrastruktur yang mendukung sehingga terjadi proses knowledge-sharing yang lebih baik, cepat, tepat, dan luas.

Bab 3
PEMBAHASAN

Pengertian Perpustakaan Digital

Perpustakaan digital adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu buku (tulisan), gambar, suara dalam bentuk _le elektronik dan mendistribusikannya dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer. Istillah perpustakaan digital atau digital library sendiri mengandung pengertian sama dengan electronic library dan virtual library.

Sedangkan istilah yang sering digunakan dewasa ini adalah digital library, hal ini bisa kita lihat dengan adanya workshop, simposium, atau konferensi dengan memakai nama digital library. Di dalam makalah ini penulis menggunakan istilah perpustakaan digital, sebagai penerjemahan kata digital library.

Sebagian besar proyek penelitian perpustakaan digital menggunakan WWW(World Wide Web) yang terhubung dalam jaringan Internet sebagai media utama penyaluran informasi. Hal ini disebabkan karena pengaksesan WWW yang mudah dan usernya sangat banyak tersebar diseluruh dunia. Disamping ituWWWmempunyai kelebihan antara lain didukung berbagai macam protokol komunikasi (HTTP,FTP,Gopher, dll), pemakaian HTML sebagai markup language standar dan kelebihan dibidang GUI (Graphical User Interface).

Perpustakaan digital dilihat dari jenis _lenya bisa dibagi dua, Full Text dan Page Image, yang masing-masing memiliki kelebihan sebagai berikut :

1. Full Text
•    Pemrosesan dan manipulasi data lebih mudah.
•    Ukuran data lebih kecil.
•    Data terformat dalam SGML(Standard Generalized Markup Language).

2. Page Image
•    Sesuai untuk sistem browsing.
•    Tidak memerlukan font karena berupa _le image.
•    Tidak memerlukan biaya besar dalam pembuatan(low cost).

3. Proyek Penelitian Perpustakaan Digital

Proyek penelitian perpustakaan digital pada intinya meneliti bidang pendigitalan dokumen dan pembangunan database untuk digital dokumen. Pada pendigitalan dokumen, diteliti tentang bagaimana mendigitalkan dokumen dan jenis penyimpanan digital dokumen baik berupa full text maupun page image. Pada pembangunan database pada digital library, diteliti tentang pembangunan database untuk title searching, dokument searching, image searching, catalog database, image database, information link database, dan sebagainya.

Penelitian perpustakaan digital berikutnya adalah tentang hak cipta dari dokumen, Payment System, Customer System dan aplikasi-aplikasi lainnya. Semua aplikasi yang diteliti di arahkan menuju managemen aplikasi berbasis elektronik. Misalnya pada penelitian hak cipta dari dokumen, penelitian diarahkan untuk mengembangkan managemen hak cipta secara elektronik, meskipun tentu saja masih terdapat hambatan terutama pada peraturan hak cipta yang ada.

Proyek penelitian perpustakaan digital dewasa ini sudah tersebar di hampir seluruh dunia, dan sebagai contoh akan diuraikan secara singkat proyek penelitian yang ada di Amerika dan Jepang.

Masalah Pada Perpustakaan Digital

1. Masalah Mendigitalkan Dokumen

Pembuatan perpustakaan digital tidak menemui masalah selama dokumen yang diterima berupa elektronik. Masalah muncul pada saat dokumen yang diterima berupa non-elektronik, misalnya berupa kertas atau buku. Hal ini merupakan masalah utama yang dibahas pada proyek-proyek penelitian diatas, khususnya dalam pembuatan perpustakaan digital dengan dokumen dari perpustakaan umum atau dari grey literature.

2. Masalah Hak Cipta

Masalah ini sebagian besar terbagi dua :

1. Hak cipta pada dokumen yang didigitalkan. Yang termasuk didalamnya adalah : merubah dokumen ke digital dokumen, memasukkan digital dokumen ke database, merubah digital dokumen ke hypertext dokumen.
2. Hak cipta pada dokumen di communication network. Didalam hukum hak cipta masalah transfer dokumen lewat komputer network belum dide_nisikan dengan jelas. Hal yang perlu disempurnakan adalah tentang : hak meyebarkan, hak meminjamkan, hak memperbanyak, hak menyalurkan baik kepada masyarakat umum atau pribadi, semuanya dengan media jaringan internet termasuk didalamnya internet, intranet,dan sebagainya. Pengaturan hak cipta pada digital dokumen diatas sangat diperlukan terutama untuk memperlancar proyek perpustakaan digital di dunia. Salah satu wujud nyata adalah penelitian tentang ECSM (Electronic Copyright Management System), yang intinya adalah sistem yang memonitor penggunaan digital dokumen oleh user secara otomatis.
3. Masalah Penarikan Biaya. Hal ini menjadi masalah terutama untuk perpustakaan digital swasta yang menarik biaya untuk setiap dokumen yang diakses. Penelitian pada bidang ini banyak mengarah ke pembuatan sistem deteksi pengasesan dokumen ataupun upaya mewujudkan electronic money.

Transformasi dari Sistem Perpustakaan Tradisional ke Perpustakaan Digital Perlu formulasi kebijakan, perencanaan strategis secara holistic termasuk aspek hokum (copyrights), standarisasi, pengembangan koleksi, infrastruktur jaringan, metoda akses, pendanaan, kolaborasi, kontrol bibliografi, pelestarian, dan sebagainya untuk memandu keberhasilan mengintegrasikan tradisional ke format digital.

Penguatan kapasitas   kebijakan harus ditekankan pada pelatihan dan penyegaran kepada staf perpustakaan dan pemakai dengan adanya layanan perpustakaan digital seperti : penggunaan “search engine” dengan konsep “ a one stop window”, subject gateways, aplikasi perangkat lunak, sumber daya informasi secara online, digitalisasi, dsb.

DL standard adalah Z 39.50 oleh the American National Standards Institute, disamping itu juga the Dublin Core Metadata yang berisi 15 elemen yang telah disetujui dalam suatu pertemuan International di Dublin, Ohio, ke 15 elemen tersebut adalah : title, creator, subject, descriptions, publisher, constributor, date, type, format, identifier, source, language, relation, coverage and rights.

Perkembangan Perpustakaan dan Teknologi Informasi

Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke depan. Perkembangan dunia perpustakaan ini didukung oleh perkembangan teknologi informasi dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Hingga saat ini tercatat beberapa masalah di dunia perpustakaan yang dicoba didekati dengan menggunakan teknologi informasi.

Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Katalog mengalami metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan.

Koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali. Ini adalah perkembangan mutakhir dari perpustakaan, yaitu dengan munculnya perpustakaan digital ( digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan computer (internet).

Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process di perpustakaan, kemudian terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan ( library automation system).

Pengelolaan Dokumen Elektronik

Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library)

1. Proses Digitalisasi Dokumen

Proses perubahan dari dokumen tercetak ( printed document) menjadi dokumen elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan doumen elektronik. Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi.

2. Proses Penyimpanan

Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk didalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di perpustakaanperpustakaan di Indonesia.

Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base approach) dan pendekatan basis data (database approach). Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan, dan kita dapat memilih pendekatan mana yang akan kita gunakan berdasarkan kebutuhan.

3. Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen

Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan data sekala besar. Disisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan proses yang harus kita lakukan.

Pengembangan Sistem Otomasi Perpustakaan Berdasar Business Process di Perpustakaan

Sistem otomasi perpustakaan yang kita kembangkan harus berdasarkan kepada proses bisnis ( business process) sebenarnya yang ada di perpustakaan kita. Prosentase kegagalan implementasi suatu sistem dikarenakan sistem dikembangkan bukan berdasarkan kebutuhan dan proses bisnis yang ada di organisasi yang akan menggunakan sistem tersebut.

Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari system pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan.

Lebih sempurna lagi apabila sistem otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet. Berikut adalah salah satu contoh sistem otomasi perpustakaan dengan fitur-fitur yang mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari pengadaan, pengolahan, penelusuran, serta manajemen anggota dan sirkulasi. Diharapkan contoh sistem yang ditampilkan dapat dijadikan studi kasus dalam pengembangan sistem otomasi perpustakaan lebih lanjut.

Otentikasi Sistem

Sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan yang ada di database. Kemudian juga mengatur tampilan berdasarkan previlege pemilik account, apakah dia sebagai pengguna atau admin dari sistem.

Menu Utama

Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran, anggota dan sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan security. Menu ini dapat di setting untuk menampilkan menu sesuai dengan hak akses user (previlege), misal kita bisa hanya mengaktifkan menu penelusuran untuk pengguna umum, dsb.

Administrasi, Security dan Pembatasan Akses

Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user, mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga mengelola dan mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan.

Pengadaan Bahan Pustaka

Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.

Pengolahan Bahan Pustaka

Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukkan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label barcode, dan nomor punggung buku (call number).

Penelusuran Bahan Pustaka

Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia perpustakaan. Fitur ini harus mengakomidasi penelusuran melalui pengarang, judul, penerbit, subyek, tahun terbit, dsb.

Manajemen Anggota dan Sirkulasi

Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengotomasinya. Didalamnya terdapat berbagai fitur diantaranya: pemasukkan dan pencarian data anggota perpustakaan, pencatatan peminjaman dan pengembalian buku (dengan teknologi barcoding), penghitungan denda keterlambatan pengembalian buku, dan pemesanan peminjaman buku.

Pelaporan (Reporting)

Sistem reporting yang memudahkan pengelola perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, dimana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameterparameter yang dapat kita atur. Sangat membantu dalam proses analisa aktifitas perpustakaan, misalnya kita tidak perlu lagi membuka ribuan transaksi secara manual untuk melihat transaksi peminjaman koleksi dalam satu kategori, atau mengecek aktifitas seorang pengguna perpustakaan dalam 1 tahun.

TRANSFORMASI FUNGSI

Dari segi fungsi, perpustakaan harus berusaha memainkan peranan penting dalam menambah nilai pada informasi dan juga pada perpustakaan itu sendiri, kalau tidak mau dikesampingkan oleh pengguna yang semakin dimudahkan oleh ICT dalam mengakses informasi dan pengetahuan. Caranya yaitu dengan melakukan streamlining, ekspansi, dan inovasi.

Sebelum Internet Sesudah Internet

Memberikan multi-entry service atau pelayanan yang terpisah untuk pengadaan, pengolahan, transaksi peminjaman, referensi, dsb. Menyediakan one-stop service:

• multifunctional librarians serving multi-tasking customers.
• Mengumpulkan informasi dan pengetahuan (umumnya tercetak) secara local
• Mengkoleksi dan menyediakan akses ke informasi dan pengetahuan serta sumber-sumbernya yang tersebar di seluruh dunia, dalam multi-format (termasuk tacit)
• Menjaga koleksi dan akses informasi dan pengetahuan
• Menambah nilai pada informasi dan pengetahuan (adding value)
• Melayani individu atau kelompok tanpa melihat potensi hubungannya dengan individu atau kelompok lain
• Melayani individu atau kelompok sebagai anggota jaringan
• Memberikan pelayanan di tempat (on site) dan sebatas jam pelayanan
• Memberikan pelayanan on-line 24 jam
• Manajemen informasi: memberikan pelayanan sebatas akses informasi dan pengetahuan
• Manajemen pengetahuan: memberikan pelayanan bervariasi dan dinamis meliputi seluruh siklus pengetahuan (mulai dari penciptaan, perekaman dan publikasi, penyebaran, penggunaan, dan penciptaan kembali, pengetahuan)
• Memberikan pendidikan pemakai sebatas mengenai pemanfaatan perpustakaan (library skills and literacy)
• Meningkatkan information skills and literacy sedemikian rupa sehingga pengguna dapat memanfaatkan ICT untuk mengakses dan memanfaatkan informasi secara kritis; serta merekam, mempublikasi atau share, pengetahuan dengan efisien.

Di samping saling berkaitan, fungsi-fungsi yang baru tersebut belum lengkap daftarnya, karena perpustakaan dalam masyarakat pengetahuan dituntut untuk terus-menerus melakukan inovasi dalam menangkap peluang untuk menambah nilai pada organisasi maupun informasi dan pengetahuan yang ditanganinya.

Berikut ini adalah uraian tentang fungsi-fungsi yang baru.

Menyediakan One-stop service: multi-functional librarians serving multi-tasking customers

ICT memungkinkan pustakawan dan pengguna untuk melakukan multi-tasking di komputer yang sama. Pekerjaan tradisional perpustakaan (yaitu, akuisisi, pengolahan, dan penyebaran informasi; dan juga pengelolaannya) dapat dilakukan melalui satu komputer, dan dengan prosedur yang jauh lebih pendek dibandingkan dengan kalau hal itu dilakukan secara manual dan menyangkut bahan non-elektronik. Seorang pustakawan bisa menerima pesanan untuk mencari informasi suatu topik, melakukan pencarian di dalam dan luar perpustakaan tempat ia bekerja, memesan pada toko buku dan atau men’download’ dari Internet atau perpustakaan lain, mengolah informasi yang didapatkannya, dan menyampaikannya pada si pemesan, tanpa haru berpindah komputer apalagi melakukan perjalanan ke luar perpustakaan.

Pengguna juga dapat melakukan beberapa tugas sekaligus melalui system perpustakaan. Waktu mencari suatu informasi, misalnya ‘gender’, dia bukan hanya bisa mendapatkan sumber informasi non-personal, tetapi juga nama-nama pengguna yang mempunyai keahlian di bidang ini. Kemudian dia bisa memilih dengan meng’klik’nya dan berdiskusi dengan orang tersebut. Karya tulis yang dikerjakannya di computer tersebut dapat juga dia kirimkan ke orang-orang yang dia inginkan masukannya. Dia juga bisa menaruh karya tersebut di database perpustakaan supaya bisa diberi masukan oleh siapa saja. Selain itu, dia juga bisa mencek sudah sejauh mana pesanan buku yang dia ajukan ke perpustakaan ditindaklanjuti, melihat menu makanan di kantin universitas atau jadwal kereta api, dsb. Semuanya ini mudah dilakukan dengan bantuan ICT.

Menyediakan Koleksi dan akses informasi dan pengetahuan dalam multi-format
Seperti diketahui informasi dan pengetahuan tersaji dalam pelbagai bentuk dan sumber. Di samping teks dan cetakan, ada bahan-bahan multi-media, digital, hypertext, dsb. Perpustakaan perlu menyediakan akses ke semua sumber tersebut, termasuk juga pertemuan dan diskusi formal dan informal

Menambah nilai pada informasi dan pengetahuan (adding value)

Kebutuhan Informasi dan pengetahuan mempunyai konteks. Nilai informasi dan pengetahuan ditentukan oleh sejauh mana informasi dan pengetahuan yang disajikan sesuai dengan konteks seorang pengguna. Penyediaan akses informasi yang disesuaikan dengan konteks dapat dilakukan melalui pelayanan personalised library, konsultasi, berdasarkan profil pengguna dan informasi tentang tahap dan jadwal kegiatan. Cara yang lain adalah dengan melibatkan pengguna dalam kegiatan perpustakaan (misalnya, menentukan kata kunci untuk suatu sumber, link ke suatu situs, dsb).

Nilai informasi juga bisa ditingkatkan dengan cara menyediakan akses hanya ke sumber-sumber yang dapat dipercaya kualitasnya. Caranya yaitu dengan, misalnya, membuat portal atau pintu masuk ke sumber-sumber yang sudah diseleksi oleh perpustakaan atau lembaga lain (misalnya: virtual libraries, subject-based gateways).

Nilai informasi juga meningkat bila diberikan pada waktu yang tepat, dan dapat digunakan dengan mudah. Secara rinci Skyrme (2002) menyebutkan 10 aspek yang dapat meningkatkan nilai informasi, yaitu, timeliness, accessibility, usability, utility, quality, customised, medium, repackaging, flexibility, dan reusability.

Melayani individu atau kelompok sebagai anggota jaringan

Kemajuan ICT memudahkan dan mendorong terjadinya kolaborasi di antara orangorang dan kelompok-kelompok yang tidak saling kenal dan dipisahkan oleh jarak dan waktu. Ini berarti, perpustakaan harus membantu individu dalam melakukan pengelolaan pengetahuan dalam konteks jaringan, yaitu dengan cara mendorong dan menyediakan fasilitas untuk mereka terhubung, berbagi pengetahuan dan berkolaborasi, dengan orang-orang di dalam dan luar kelompoknya.

Memberikan pelayanan on-line 24 jam

Fasilitas perpustakaan digital dan Internet memungkinkan perpustakaan diakses dan digunakan tanpa memandang waktu dan jarak. Hal ini akan menambah nilai pada perpustakaan yang bersangkutan.

Manajemen pengetahuan

Siklus pengetahuan meliputi penciptaan, perekaman dan organisasi, penyebaran dan akses, penggunaan, dan dilanjutkan dengan penciptaan kembali pengetahuan. Selama ini, perpustakaan (termasuk kajiannya) lebih banyak berfokus pada organisasi (kataloging, dsb.) dan penyebaran (termasuk pencarian informasi).

Di samping itu, perpustakaan lebih memperhatikan pengetahuan yang sudah terekam di luar pikiran penciptanya. Padahal banyak pengetahuan yang masih ada dalam kepala (dan belum pernah direkam dalam sumber-sumber informasi yang umumnya dikelola oleh perpustakaan selama ini).

Untuk meningkatkan nilainya, perpustakaan harus memfasilitasi dan berpartisipasi pasif maupun aktif dalam manajemen pengetahuan penggunanya. Caranya yaitu dengan melakukan kegiatan dan meyediakan fasilitas yang memudahkan terjadinya keseluruhan proses pengetahuan, misalnya menstimulasi terjadinya diskusi di perpustakaan maupun di milis, merangkum dan membuat resensi diskusi-diskusi tersebut; membantu pengguna untuk melakukan e-publishing, sharing, menyiapkan publikasi dalam berbagai format (misalnya, menyajikan hasil penelitian dalam bentuk film), mengelola file-file elektroniknya; dsb.

Meningkatkan information skills and literacy

Kemajuan pesat ICT memungkinkan akses yang tidak terbatas ke sumber-sumber informasi dan pengetahuan yang tidak semuanya terjamin mutunya. Hal ini dengan sendirinya meningkatkan kebutuhan pengguna akan penguasaan ICT dan kemampuan untuk mengakses (secara fisik dan intelektual), menseleksi, serta mengeksploitasi informasi dan pengetahuan tersebut, sedemikian rupa sehingga membantu terciptanya pengetahuan baru. Untuk itu perpustakaan perlu menyediakan training on site, online, maupun offline untuk information literacy yang di dalamnya juga termasuk ICT literacy.

Topiknya meliputi kemampuan untuk mengenali informasi dan teknologi yang dibutuhkan, membangun strategi untuk mencari dan menemukan hal tersebut, mengevaluasi informasi dan sumbernya, mengorganisir dan menggunakannya sehingga berguna untuk menciptakan pengetahuan baru, dan mengkomunikasikannya

TRANSFORMASI FASILITAS ICT

Untuk menjalankan fungsi baru tersebut di atas, perpustakaan perlu mengembangkan fasilitas yang lebih dari sekedar perpustakaan digital, yaitu perpustakaan digital dengan fasilitas untuk:

1. menghubungkan orang-orang yang bekerja dengan topik yang sama atau serupa. Untuk ini perlu dibuat fasilitas penghubung dengan para ahli yang ada di dalam dan luar kampus, database ahli, dan fasilitas diskusi melalui milis, dan konsultasi on-line atau liwat e-mail.
2. menghubungkan orang dengan informasi, yang terdapat di dalam dan luar kampus. Di samping pangkalan data lokal, perpustakaan juga harus menyediakan links dengan sumber-sumber di luar.
3. merekam (capture) jalannya dan hasil pertemuan (termasuk rapat, seminar, kuliah, dsb.)
4. 4. mempublikasi dalam pelbagai format (untuk ini diperlukan misalnya, software untuk video editing, web development, dsb.)
5. meng’upload’ file multiformat bahkan sejak draft pertama, dan mendiskusikan karya yang di’úpload’ tersebut
6. membuat perpustakaan digital pribadi, yaitu dengan fasilitas untuk membuat link dengan sumber-sumber di dalam dan luar perpustakaan menurut kata-kata kunci dan hubungan antar-kata kunci tersebut, yang ditentukan oleh pengguna sendiri
7. membuat modul-modul untuk training literacy skills secara on-line maupun offline
8. merekam semua transaksi yang pernah terjadi antara perpustakaan dan pengguna, sedemikian rupa sehingga perpustakaan dapat memanfaatkan akumulasi pengetahuan ini dengan mudah untuk mempercepat dan meningkatkan mutu pelayanan dan proses pengetahuan.

Informasi yang perlu direkam adalah mengenai pengguna (minat, keahlian, publikasi, kegiatan, dsb.), informasi yang pernah dicarinya, dan bagaimana hasilnya; keluhan, kritik, dan usulan yang pernah disampaikannya; bagaimana atau sejauh mana tanggapan perpustakaan mengenai hal-hal tersebut, dan tanggapan pengguna terhadap respons perpustakaan; dst. Hal ini berguna untuk perpustakaan membangun hubungan dengan penggunanya secara individual dan mengantisipasi kebutuhannya.

Dengan demikian, perpustakaan menjadi terintegrasi dengan kegiatan penggunanya. Hal ini pada akhirnya akan meningkatkan kebutuhan, kepuasan, dan kepercayaan pengguna akan perpustakaan, serta kemitraan di antara mereka.

Gedung

Meskipun tingkat penambahan koleksi tercetak tidak akan sebanyak dahulu, hal ini tidak berarti perpustakaan memerlukan ruang yang lebih kecil. Ruang yang lebih banyak perlu disediakan untuk training information skills, peralatan komputer untuk one-stop service, peralatan digitalisasi, ruang pengembangan bahan multimedia yang dibutuhkan pengguna, ruang pertemuan, ruang-ruang untuk menggunakan komputer pribadi, dsb.

TRANSFORMASI PUSTAKAWAN

Sebetulnya yang paling memerlukan dan yang harus pertama kali melakukan transformasi di era pengetahuan ini adalah para pustakawan. Adding value, manajemen pengetahuan, information literacy training, multi-fungsi, dsb.; semuanya ini memerlukan kemampuan yang lebih dari sekedar pengetahuan dan ketrampilan di bidang TI dan bidang-bidang pengetahuan yang digeluti pengguna. Yang terlebih diperlukan adalah kemampuan untuk melihat dan bekerja seperti ’kupu-kupu di padang bunga pengetahuan” atau ’petani di kebunnya’.
Ini adalah kemampuan untuk melihat dan memanfaatkan (tepatnya mensinergikan) pelbagai potensi TI dan pengetahuan untuk sebanyak mungkin peningkatan kuantitas dan kualitas siklus pengetahuan. Ini merupakan kemampuan melihat ’di atas rata-rata pengguna’ dan kreativitas. Karena itu sebetulnya daftar pekerjaan baru perpustakaan tidak pernah berakhir, dan semuanya berpusat pada memfasilitasi pemanfaatan dan pengembangan pengetahuan.

Indonesia DLN: ‘Jaringan’ Perpustakaan Digital?

IndonesiaDLN juga dibangun berdasarkan filosofi diatas. IndonesiaDLN hanyalah sebuah infrastruktur, alat, atau sarana untuk berbagi ilmu pengetahuan. Ini tidak ada artinya apa-apa. Yang paling penting adalah penyampaian pesan agar kita “back to basic”, kembali kepada perjanjian primordial kita, saling berbagi ilmu pengatahuan bagi seluruh umat manusia.

Sekarang kita kembali ke topik yang akan kita bahas, tentang jaringan perpustakaan digital di Indonesia. Jaringan perpustakaan digital yang dibangun ini adalah jaringan yang sebenarnya, baik dalam arti fisik (jaringan melalui internet) maupun secara kolaborasi. Setiap partner, baik itu berupa institusi, warnet, atau personal, akan memiliki server perpustakaan digital sendiri. Mereka mengelola ilmu pengetahuan yang dimiliki ke dalam server masing-masing dalam format digital, seperti file-file artikel, kisah sukses, teknologi tepat guna, laporan penelitian, tugas akhir, tesis, disertasi, publikasi, jurnal, foto-foto, rekaman suara, rekaman video digital, dan lain sebagainya. Ilmu pengetahuan tersebut diorganisasikan menggunakan sistem kategori atau direktori menurut tema dan subjeknya. Hal ini akan memudahkan pemakai untuk menelusuri kandungan knowledgebase yang berisi ilmu pengetahuan tersebut.

Jika ilmu pengetahuan hanya dikelola sendiri dalam server masing-masing, itu bukan jaringan namanya. Namun dalam IndonesiaDLN, informasi mengenai ilmu pengetahuan disebut metadata, dikirimkan ke sebuah server pusat IndonesiaDLN. Server pusat ini berfungsi sebagai hub yang menerima metadata dari server-server perpustakaan digital partner. Hub ini tidak akan memonopoli informasi yang dimilikinya, karena kemudian informasi tersebut akan disebarkan dan direplikasi ke server partner lainnya di IndonesiaDLN.

Dengan demikian, setiap artikel ilmu pengetahuan yang ditaruh dalam sebuah server partner manapun, secara otomatis akan disebarkan ke seluruh server partner lain di dalam IndonesiaDLN. Informasi tentang ilmu pengetahuan tersebut menjadi lebih dekat ke pengguna. Dari server perpustakaan digital manapun, entah itu di perguruan tinggi, tempat kerja, LSM, warnet-warnet, bahkan dalam PC pribadinya pun, seseorang dapat mencari dan menelusuri ‘memory’ raksasa bangsa Indonesia. Ilmu pengetahuan dari berbagai sumber dapat disajikan dalam sebuah halaman web.

File-file lengkap dari dokumen maupun multimedia memang tidak turut disebarkan mengingat ukurannya yang sangat besar. File-file ini tetap disimpan dan dikelola oleh server perpustakaan digital sumbernya. Namun keberadaan file-file ini dapat diketahui dengan mudah dari server manapun. Jika pengguna ingin mendapatkan file tersebut, dari server perpustakaan digital terdekat dia dapat mengklik link ke file dan selanjutnya akan dibawa ke server sumbernya.

Gagasan IndonesiaDLN

Gagasan tentang dibentuknya jaringan perpustakaan digital pertama kali dimunculkan pada Seminar Digital Library bulan Oktober 2000 di ITB yang diselenggarakan oleh Perpustakaan Pusat ITB bekerja sama dengan Knowledge Management Research Group (KMRG) ITB. Pada seminar tersebut diluncurkan situs Ganesha Digital Library (GDL) yang merupakan situs perpustakaan digital milik ITB yang dikembangkan oleh KMRG.

Sistem perpustakaan digital yang digunakan merupakah hasil dari penelitian KMRG dan CNRG dengan judul “Improving Graduate Education and Upgrading Utilization of Research Result through the Development of the National Networked Digital Library of Research Report, Theses, and Dissertation” yang proposalnya diterima dan didanai oleh IDRC, International Development Research Centre Canada, dan YLTI, Yayasan Litbang Telekomunikasi dan Informatika Indonesia.

Kelanjutan dari pengembangan perpustakaan digital dalam penelitian tersebut adalah sosialisasi ke institusi perguruan tinggi di Indonesia, untuk membahas dan membentuk sebuah jaringan perpustakaan digital antar perguruan tinggi. Sebagai realisasinya pada bulan Oktober 2000 setelah seminar diadakan pertemuan dua hari yang dihadiri oleh 23 institusi pendidikan dan riset dari seluruh Indonesia di Bandung. Akhirnya disepakati pembentukan IndonesiDLN, Indonesian Digital Library Network dengan cakupan ilmu pengetahuan yang dikelola dan institusi yang bisa bergabung secara lebih luas. Bukan hanya hasil penelitian saja, namun segala sumber ilmu pengetahuan eksplisit akan dikelola. Dan bukan hanya perguruan tinggi saja, tetapi siapapun bisa bergabung seperti personal, warnet-warnet, LSM, bisnis, sekolah, organisasi masyarakat, dan lain-lain.

Ganesha Digital Library Network

Ganesha Digital Library atau GDL merupakan software perpustakaan digital berbasis web pertama di Indonesia yang didistribusikan sebagai open-source dan free-softwarebersyarat. Maksudnya software ini dapat digunakan oleh siapapun secara gratis (tidak ada biaya pembelian software). Namun ada syaratnya. Syaratnya adalah, yang bersangkutan sepakat untuk berbagi ilmu pengetahuan yang dikelolanya menggunakan GDL kepada bangsa Indonesia, melalui jaringan IndonesiaDLN. Jika tidak bersedia, maka untuk menggunakan GDL dia harus membeli lisensinya. Hal ini semata-mata hanya bertujuan untuk menyebarluaskan kesadaran tentang perlunya saling berbagi ilmu pengetahuan, tidak menyimpan rapat ilmu yang dimiliki, dan kepedulian pada kemajuan bersama.

GDL terdiri dari hub (server) dan partner (client). GDL server hanya diimplementasikan pada GDL Hub server saja. Sedangkan yang didistribusikan adalah GDL client atau partner. GDL mendukung sistem pengelolaan informasi secara terdistribusi dan terintegrasi melalui internet. Antar server GDL partner kolaborasinya atau pertukaran informasinya dilakukan melalui perantaraan server GDL hub yang kini berlokasi di ITB.

Melalui GDL hub, semua partner dapat mengirim informasi yang dimilikinya, dan melalui GDL hub pula, mereka dapat mengambil informasi yang dimiliki GDL hub yang berasal dari seluruh GDL partner. Hal ini untuk menjamin agar ilmu pengetahuan tersebar lebih luas dan lebih dekat ke pengguna.

Jaringan server-server perpustakaan digital yang menggunakan GDL ini akhirnya membentuk sebuah sub-jaringan dari IndonesiaDLN, yaitu GDL-Network. Hal yang sama juga terjadi pada perpustakaan digital berbasis New Spektra (Petra), yang membentuk sebuah sub-jaringan lagi, New Spektra Network. Kedua sub-jaringan ini dan sub-sub jaringan mendatang lainnya, akan saling berkomunikasi melalui IndonesiaDLN Hub server.

GDL Untuk Personal, Warnet, dan Institusi

Sebuah perpustakaan digital tidak memerlukan ruangan yang besar. Sebuah computer pribadi (PC) pun sudah cukup. Sebuah laptop yang dibawa kemana-mana pun bias menjadi perpustakaan digital. Kalau begitu, setiap orang pun (personal) bisa memiliki perpustakaan digital jika memiliki sebuah PC.

Di IndonesiaDLN, hal ini akan diwujudkan. Khususnya melalui GDL yang dibuat untuk tiga edisi publisher, yaitu edisi Personal, Warnet, dan Institusi. GDL Personal Edition dimaksudkan bagi individu yang memiliki koleksi informasi yang cukup banyak dan produktif, baik hasil karyanya sendiri maupun koleksi dari berbagai sumber. Dengan edisi ini, mereka dapat mengelola ilmu pengetahuannya dengan cepat dan mudah karena tidak harus terhubung ke internet pada saat bekerja.

Cukup dengan akses lokal ke komputer pribadi, mereka dapat membuat kategori-kategori baru bagi koleksinya, mengupload abstrak dan full file dokumen maupun multimedia. Hanya pada saat terhubung ke internet saja mereka perlu melakukan sinkronisasi data, sehingga seluruh koleksinya termasuk metadata dan file-file diupload secara otomatis ke GDL Hub. Ini pun dapat ditinggal sambil minum kopi.

GDL Warnet Edition membawa misi menjadikan warung internet atau warnet sebagai perpustakaan digital yang mendekatkan informasi ilmu pengetahuan kepada masyarakat sekitarnya. Sebuah PC Windows 98 di warnet dapat disulap menjadi server perpustakaan digital dengan diinstal GDL di dalamnya.

GDL Warnet ini secara otomatis dapat menyedot metadata atau informasi ilmu pengetahuan yang ada dalam server GDL Hub, dan menyimpannya ke dalam database lokal. Pengunjung warnet dapat menelusuri kandungan memory raksasa bangsa Indonesia yang tersimpan dalam IndonesiaDLN melalui server tersebut. Tentu saja aksesnya jauh lebih cepat dibandingkan dengan harus membuka situs GDL Hub yang mungkin sangat lambat. Ketika mereka menemukan file yang ingin didownload, dengan sekali klik mereka akan dibawa ke server GDL sebenarnya yang menyimpan file tersebut.

Jika mereka ingin berbagi ilmu yang mereka miliki, mereka cukup mengupload ke server GDL Warnet tersebut. Ini tentu membutuhkan waktu yang sangat singkat. Ketika mereka meninggalkan warnet, server dengan sendirinya akan mengirim data dan file ke GDL Hub pusat.

Pengunjung senang karena akses cepat sehingga biaya yang dikeluarkan lebih murah. Sementara pengusaha warnet juga untung, karena perpustakaan digital di tempatnya menjadi daya tarik bagi pengunjung warnet. Bangsa Indonesia secara umum pun akan diuntungkan karena semakin banyak yang bisa berbagi ilmu pengetahuan, semakin besar pula ‘kecerdasan dan kepandaian’ yang dimilikinya.

GDL Institution Edition merupakan perpustakaan digital untuk organisasi atau institusi seperti perguruan tinggi, lembaga riset, LSM, pemerintahan, bisnis, dan lain-lain. Di dalamnya akan dikelola ilmu pengetahuan yang dimiliki oleh anggota institusi yang bersangkutan.

Sama seperti GDL edisi personal dan warnet , GDL edisi institusi juga boleh berupa server yang terhubung ke internet dengan dial-up. Namun jika bisa dedicated-connection akan lebih baik. File-file yang diupload ke server ini tidak perlu dikirim ke GDL Hub, hanya metadatanya saja. Dengan demikian, setiap kali pengunjung ingin mendapatkan file tersebut, harus mendownloadnya langsung dari server GDL institusi yang menyimpannya.

Indonesia DLN Mendukung Riset Nasional

Yang dimaksud dengan ‘riset’ di sini tentunya bukan hanya riset oleh para peneliti yang ada di lembaga riset maupun akademis saja. Namun riset oleh siapapun yang ingin melakukan penelitian, penyelidikan dan pencariaan informasi, seperti murid yang sedang mengerjakan karya tulis, wartawan, bisnis, dan sebagainya.
Riset tidak dapat dipisahkan dari aktifitas berbagi ilmu pengetahuan. Membangun sebuah penelitian, ibarat berdiri di atas pundak orang lain sebelum kita. Mereka pun sama, berdiri diatas pundak orang-orang sebelumnya. Kita perlu mendapatkan akses kepada ilmu pengetahuan dari orang-orang sebelumnya. Dengan demikian, penyediaan akses informasi yang luas dan mudah menjadi sangat penting dalam aktifitas riset nasional.

Bab 4
PENUTUP

Simpulan

Pada karya tulis ini telah diuraikan tentang pemanfaatan teknologi informasi, khususnya dalam pengelolaan data elektronik dan sistem otomasi perpustakaan. Perbedaan mendasar antara digital library dan sistem otomasi perpustakaan adalah berhubungan dengan tujuannya. Digital library lebih berorientasi ke bagaimana kita dapat menshare koleksi-koleksi bahan pustaka yang sudah berbentuk file elektronik.

Sedangkan system otomasi perpustakaan lebih cenderung ke bagaimana proses bisnis yang ada di perpustakaan dapat diotomasi, sehingga meringankan beban pustakawan atau pengurus perpustakaan. Perpaduan antara dua hal tersebut sangat mungkin dilakukan, dalam pengertian bahwa sistem otomasi perpustakaan disamping berorientasi ke bagaimana manajemen perpustakaan, juga menyimpan koleksi dokumen elektronik yang bias dishare dengan menggunakan teknologi web dan internet.

Perpustakaan yang andal di masa depan adalah perpustakaan yang memiliki kemampuan akses terhadap teknologi. Dalam hal ini, perpustakan digital merupakan perpustakaan yang dimotori oleh keunggulan teknologi. Sistem dan manajemennya telah didukung oleh teknologi serta koleksi-koleksinya berupa teknologi digital. Keberadaan digital library akan memberikan wajah baru dalam dunia perpustakaan, sedangkan image negatif yang telah memarginalisasikan perpustakaan akan terpecahkan. Di samping itu, digital library memiliki daya system pelayanan yang super efisien, akurat, dan cepat sehingga pemakai atau anggota perpustakaan akan merasa nyaman dan puas.

Saran

Saran yang dapat disarankan adalah diharapkan perpustakaan dapat memperluak akses penggunanya. Selain itu kerjasama pertukaran data adalah langkah awal menuju kerjasama layanan yang lebih luas dan lebih baik lagi yang akhirnya dapat meningkatkan penetrasi ilmu pengetahuan dan budaya ke masyarakat luas.

DAFTAR PUSTAKA

• Bambang Hariyanto, Sistem Pengarsipan dan Metode Akses, Informatika Bandung, 2003.
• Diao, Ai Lien (2003). Perubahan perpustakaan perguruan tinggi dan kebutuhan akan tenaga baru. Makalah yang dipresentasikan di Musyawarah Kerja Nasional II dan Seminar Ilmiah Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI), yang diselenggarakan pada tanggal 16-18 September 2003 di Pusat Studi Jepang Universitas Indonesia, Depok.
• http://media.diknas.go.id/media/document/4364.pdf
• http://romisatriawahono.net/publications/1998/romi-tekno98.pdf
• http://yb1zdx.arc.itb.ac.id/data/OWP/library-sw-hw/digital-     library/gdl40/PAPERS/filosofi-teknis-idln.PDF
• http://media.diknas.go.id/media/document/4791.pdf
• http://www.aptik.or.id/artikel/TRANSFORMASI%20DUNIA%20PERPUSTAKAAN2.pdf
• Sulistiyo-Basuki, Pengantar Dokumentasi, Rekayasa Sains, 2004.

Profile Penulis

Nama        : Febriyanto

Riwayat pendidikan dan kursus    :

1. SD Yadika (1994-2000)
2. SLTP Strada Pelita II (2000 – 2003)
3. SMU Bunda Hati Kudus (2003 – 2006)
4. Universitas Bina Nusantara Jakarta (2006 – sekarang)

Pengalaman kerja    :
•    Sales Promotion Boy di Rex Coffee
•    Marketing di UOB BUANA

sumber: googling file Doc.